Wiele osób zadaje sobie pytanie czy może przejść z formy papierowej na tzw. e-archiwum. Czy mimo posiadania e-archiwum będzie możliwe zniszczenie dokumentacji papierowej?
Przejście z tradycyjnej archiwizacji dokumentacji rachunkowo-podatkowej na archiwizację online znacznie wpłynęłoby na obniżenie kosztów związanych z przechowywaniem faktur i nie tylko.
Prześledźmy kilka aktów prawnych mówiących o przechowaniu dokumentacji podatkowo- księgowej na nośnikach informatycznych z pominięciem formy papierowej.
Zgodnie z art 73 ust 2 ustawy o rachunkowości treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Z kolei art. 73 ust 4 u.o.r. mówi o tym, że dokumenty mogą być również przechowywane przez podmioty wewnętrzne wyspecjalizowane w przechowywaniu dokumentów.
W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych nie znajdziemy bezpośredniego artykułu mówiącego o archiwizacji dokumentacji. W kwestii udokumentowania kosztów i przychodów mamy odniesienie do wspomnianych wyżej artykułów z ustawy o rachunkowości.
W przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych i prowadzenia ewidencji w KPiR przepisy odnoszą się tutaj do art. 86 ordynacji podatkowej, w którym jest mowa o prowadzeniu i przechowywaniu ksiąg podatkowych. Również ryczałtowcy obowiązani są przechowywać dokumenty zgodnie z art. 15 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym i § 8 Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów.
Przejdźmy teraz od ustawy o VAT
W myśl art 112a ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zgodnie z art 106m ust 1 i ust.2 tej ustawy to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Co to dokładnie oznacza? Chodzi o to, aby po zeskanowaniu faktury papierowej czy wysłaniu do klienta e-faktury nie dochodziło do zmiany danych na fakturze (art. 106m ust3). Poprzez autentyczność rozumie się pewność co do tożsamości świadczącego usługę lub dokonującego dostawę towarów.
W art. 106m ust.4 jest mowa o kontroli biznesowej, czyli postępowaniu, za pomocą którego podatnik wdraża procesy umożliwiające identyfikację tożsamości dostawcy towaru lub usługi oraz integralności treści dokumentu. Ustawa nie narzuca na przedsiębiorcę wdrażania regulaminów czy sformalizowanych druków. Wystarczające będą zatem procedury wewnętrzne jak na przykład porównanie faktury z zamówieniem czy zapłatą, sprawdzenie kontrahenta w KRS, CIDG, rejestrze VAT i innych. Często pomocne mogą być tutaj dodatkowe, uzupełniające dokumenty, jak właśnie zamówienia, umowy, dokumenty magazynowe czy dokumenty bankowe.
Stosownie do art 106m ust.5 poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2). Faktury mogą też być przechowywane za granicą, zgonie z art. 112a ust 3 jeśli dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej (np. w chmurze) w sposób umożliwiający organom Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do tych faktur.
Podatnicy muszą zatem zapewnić organom kontrolującym na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Zarówno w przypadku podatków dochodowych jak i podatku VAT faktury należy archiwizować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jaki to czas? Pięć lat licząc od końca roku w którym upłynął termin zapłaty danego podatku.
Podsumowując, regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom bezzwłoczny dostęp dokumentacji online.
