Seit dem 1. Januar 2022 ist das landesweite E-Rechnungssystem (poln. Abk. KSeF ) im polnischen Rechtssystem als freiwillige Lösung in Betrieb. Seit diesem Jahr haben die Steuerpflichtigen die Möglichkeit, im Rahmen von KSeF strukturierte Rechnungen zu erstellen. KSeF basiert auf einem Berechtigungsmodell, d.h. eine Authentifizierung und Autorisierung einer Person im System ist erforderlich. Nach der Authentifizierung im System nutzt der Steuerpflichtige KSeF, um strukturierte Rechnungen einzusehen, auszustellen und zu empfangen. Es besteht auch die Möglichkeit, die Nutzungsrechte für KSeF an einzelne Mitarbeiter oder die Buchhaltungsstelle(zu einzusehen) zu vergeben.
Mm 11.08.2023 ( Gesetzblatt 2023 Pos. 1598) wurde das vom Präsidenten der Republik Polen am 02.08.2023 unterzeichnete Mehrwertsteuergesetz bekannt gegeben, aus dem hervorgeht, dass ab 01.07.2024 das KseF (e-Invoice) in Kraft treten soll. Die wichtigste Information ist, dass ab dem 01.07.2024 Rechnungen, die außerhalb des staatlichen Systems (außerhalb des KseF) ausgestellt werden, keine Rechtskraft haben und nicht in den Wirtschaftskreislauf gelangen könne. Dementsprechend wird das KSeF-System im zweiten Quartal 2023 obligatorisch werden. Das Versenden und Empfangen von Rechnungen in strukturierter Form erfordert technische Vorbereitungen und die Integration bestehender Software mit der Regierungsplattform KSeF, damit die Rechnungsstellung strukturiert, automatisiert und in Übereinstimmung mit dem neuen Gesetz erfolgt.
Das Versenden und Empfangen von strukturierten Rechnungen wird auf zwei Arten möglich sein:
- direkt in KSeF (über die Webseite) Dies ist eine Lösung für Kleinstunternehmen, die Einzelrechnungen ausstellen
- in einem Rechnungsprogramm, über das der Steuerpflichtige bereits im Besitz ist (gemäß der veröffentlichten strukturierten Rechnungsvorlage). Im diesen Fall müssen die Dokumente über eine definierte Verbindung, z.B. EDI zur KSeF-API, an KSeF gesendet werden.
Die Strafe beträgt :
- bis zu 100 % des Steuerbetrags, der auf einer außerhalb des KseF ausgestellten Rechnung ausgewiesen ist,
- 2) bis zu 18,7 % des Gesamtbetrags der geschuldeten Steuer, der auf einer außerhalb des KSeF ausgestellten Rechnung ausgewiesen ist – im Falle einer Rechnung ohne die ausgewiesene Steuer.
Eine Strafe wird gegen den Steuerpflichtigen verhängt, der – entgegen der Verpflichtung aus:
- – Art. 106ga Abs. 1 des Mehrwertsteuergesetzes – keine Rechnung unter Verwendung des KSeF ausstellt,
- – Artikel 106nf Absatz 1 oder 106nh Absatz 1 des MwSt-Gesetzes – eine Rechnung ausstellt, die nicht mit der bereitgestellten Vorlage übereinstimmt (d.h. in der Zeit, in der KSeF nicht funktioniert und offline ist),
- – Artikel 106nf Absatz 6 oder Artikel 106nh Absatz 2 des MwSt-Gesetzes – Rechnungen, die während der Störung und im Offline-Modus ausgestellt wurden, nicht innerhalb der festgelegten Frist an KSeF übermittelt.
Die Aufgabe ist nicht leicht und es bleibt wenig Zeit für die Vorbereitung.
